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Einführung Doppik per 01.01.2019


Letzte Vorbereitungen für die Doppikumstellung
 
Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Mitglieder der Kirchenvorstande,
 
derzeit laufen die letzten Vorbereitungen für die Doppikumstellung.
 
Die Einführung der Doppik stellt für uns alle ein großes Projekt mit umfangreichen Herausforderungen dar. Unsererseits sind die Vorbereitungen zur Umstellung des Rechnungswesens auf einem guten Stand, sodass wir zuversichtlich sind, dass die Einführung zum 01.01.2019 gut gelingen kann. Trotz aller Vorbereitungen rechnen wir jedoch noch mit Verzögerungen im Jahr 2019: Oberste Priorität liegt bei der Sicherstellung des laufenden Zahlungsverkehrs, sodass u.a. der Abschluss der Haushaltsplanungsaktivitaten 2019 mit zeitlicher Verzögerung erfolgen wird. Hierfür bitten wir schon jetzt um Verständnis.
 
Im nachfolgenden finden Sie aktuelle Informationen und eine Checkliste mit Aufgaben, bei denen es Ihre Unterstützung benötigt.
 
Aktuelle Informationen
 

Neue Kirchliche Haushaltsordnung (KHO) gilt ab dem 01.01.2019
Bedingt durch die Einführung der Doppik in der Region Rheinhessen findet ab dem 01.01.2019 die .neueg KHO ihre Anwendung. Diese finden Sie in der Rechtssammlung der EKHN unter Nr. 800. Die bisherige KHO 800-2000 gilt somit noch bis zum 31.12.2018.
 
Anordnungen bis 1.000 . ab dem Haushaltsjahr 2019
Der aktuelle Stand der KHO 800 sieht folgende Neuregelung beim § 34 Abs. 4 vor:

 
( 4 ) 1 Bei Kirchengemeinden, kirchlichen Verbanden, Dekanaten und Regionalverwaltungsverbanden sowie sonstigen der Aufsicht der Kirchenleitung unterstehenden Einrichtungen liegt die Anordnungsbefugnis bei der vorsitzenden Person, bei ihrer Verhinderung oder bei Zahlung an sie selbst bei ihrer Stellvertretung. 2 Übersteigt die Anordnung den Betrag von 1.000 Euro, ist die Unterschrift eines weiteren Vorstandsmitglieds erforderlich. 3 Für Anordnungen mit einem Betrag bis 1.000 Euro kann das zuständige Organ durch Beschluss regeln, dass die Unterschrift eines weiteren Mitgliedes des Vorstandes erforderlich ist. 4 Die Anordnungsbefugnis kann für Anordnungen bis zu einem Betrag von 1.000 Euro durch das zuständige Organ auf andere geeignete Personen innerhalb ihres Verantwortungsbereiches durch Dienstanweisung übertragen werden. 5 Die Anordnungsbefugnis für den gesamtkirchlichen Haushalt einschließlich Zweckvermögen regelt die Kirchenleitung.

 
Bitte prüfen Sie vor Ort, ob Ihre bisherige Praxis der Anordnung aufgrund dieser neuen Regelung anzupassen ist.
 
Die neue Kollektenordnung tritt zum 01.01.2019 in Kraft. Diese finden Sie in der Rechtssammlung der EKHN.
 
Umfangreiche Informationen, Hilfen, Newsletter 1 und 2 (Stand 10/18) und Unterlagen zur Doppik Einführung finden Sie im Intranet der EKHN. Für interessierte Kirchenvorsteher/innen, die keinen Intranetzugang nutzen können, stehen zudem auch Informationen im Internet unter https://doppik.ekhn.org/ zur Verfügung. Ebenfalls im Internet finden Sie Videos auf dem YouTubeKanal der Ehrenamtsakademie zum Thema Doppik: www.ehrenamtsakademie-ekhn.de. Der Besuch der Webseiten ist empfehlenswert.
 
Ein weiteres EKHN internes Schulungsangebot ist die Lesehilfe kaufmännischer Haushalt.
Es behandelt die Veränderungen durch die Doppik in der Bilanz und dem Haushalt. Sie ist als freiwillige Informationsveranstaltung insbesondere für die ehrenamtlichen Vorstände der kirchlichen Körperschaften konzipiert.
 
Termine der Veranstaltung in Ihrem Dekanat finden Sie unter anderem auf der Homepage der Regionalverwaltung.
 
Zur ersten Auswertung aus dem neuen doppischen Buchhaltungssystem „MACH“ werden im Frühjahr 2019 Schulungen angeboten. Die Termine finden Sie auf unserer Homepage. Sie finden dort auch eine Verlinkung zum Anmeldetool (Voraussetzung VPN Client).
 
Die EKHN erstattet als Vertretungspauschale von Gemeindesekretärinnen und Dekanatsverwaltungsfachkräfte einen halben Tag für die Veranstaltung der veränderten Prozessabläufe und einen halben Tag im kommenden Jahr für die Schulung in der MACH-Software. Die Pauschalen werden an jede Kirchengemeinde und jedes Dekanat ausgeschüttet.
Es sind keine Vertretungspauschalen für Kita-Leitungen und Dekanatssekretärinnen vorgesehen, da die EKHN davon ausgeht, dass in diesen Fällen die Kita / das Dekanat während der Schulungszeiten dennoch besetzt ist und eine Vertretung möglich ist.
 
Zur Unterstützung für die Kontierung Ihrer Belege finden Sie beigefügt den „Umklapp“ Ihrer bisherigen Gliederung und Objekte auf die derzeitig für die Kirchengemeinde/Dekanate angelegten Abrechnungsobjekte.
 
Checkliste mit Aufgaben [x]

[ ] Letzte Handkassenabrechnung für 2018 

10.12.2018
Die letzte Abrechnungen der Handkasse (der Handkassenabschluss ist der Tag, an dem die Handkasse letztmalig im alten Jahr abgerechnet wird) für das Haushaltjahr 2018 müssen zum 10.12.2018 erfolgen, damit der Vorschuss im ablaufenden Jahr noch einmal aufgefüllt werden kann.
Zu diesem Zeitpunkt ist dann auch der Jahresabschluss für die Handkassen durchzuführen.
 

[ ] Buchungsschluss für das Haushaltsjahr 2018 ist der  

15.12.2018
Anordnungen (auch Honorare) in der gewohnten Form sind eingehend nur noch bis zum 15.12.2018 möglich.
 

[ ] Neue Buchungsblätter, Buchungsetiketten etc.

16.12.2018
Die doppischen Buchungsblätter allgemein, Buchungsblätter Handkasse, Buchungsblätter Kollekten eigene Gemeinde, Buchungsblätter Kollekten zur Weiterleitung, Buchungsblätter Pflichtkollekten, Buchungsetiketten sowie die Prüfung und Niederschrift Handkasse sind zu verwenden.
 
Sie finden diese im Intranet unter Doppik/Fachliche Hilfen und Rechtlicher Rahmen/Buchungsblätter und als Verlinkung über den Downloadbereich der Homepage der Regionalverwaltung Rheinhessen.
 
Für die Honorarabrechnungen verwenden Sie bitte beigefügte Vorlage. Diese können Sie wie gewohnt jederzeit downloaden. Den Download finden Sie unter Downloads.
 

[ ] Neue Kollektenverwaltungsverordnung

01.01.2019
Zur Abführung der Pflichtkollekte stehen Ihnen im Intranet die Buchungsblätter Pflichtkollekte zur Verwendung. Diese sind verbindlich zu nutzen.
 
Freie Kollekten, die von Ihnen für Dritte gesammelt werden, sind auch weiterhin direkt an die Empfänger weiterzuleiten. Kollekten, die für Aufgaben des Haushaltes gesammelt werden, leiten Sie – wie bisher auch – an uns als kassenführende Stelle weiter. Diese werden in Ihrer Kirchengemeinde verbucht. Hierzu nutzen Sie bitte die Buchungsblätter.
 
Zur Vereinfachung der Abläufe bei den Kollekten, bitten wir um Erteilung des SEPA-Mandates für Ihre Kollektenkasse. Ein blanko Vordruck liegt dem Schreiben bei. Bei Erteilung des Mandats senden Sie uns monatlich die Buchungsblätter Kollekten zu und wir ziehen die Beträge entsprechend Ihrer Angaben von der Kollektenkasse ein.
 

[ ] Anordnungsbefugnisse

02.01.2019
Zur Umsetzung der Anordnungen teilen Sie uns zwingend schriftlich die vom Kirchenvorstand getroffene Regelung mit.
 

[ ] Erstinventur

28.02.2019
Dies ist u.a. nötig, damit Sie später im Rahmen der Eröffnungsbilanz die Vollständigkeit des Vermögens der Kirchengemeinde bescheinigen können. Über den Ablauf haben wir Sie bereits schriftlich informiert. Sie finden detaillierte Infos zur Erstinventur auch im Intranet der EKHN unter
 
>>LINK<< (VPN Verbindung erforderlich)
 
Bitte lassen Sie uns jeweils Ihr unterzeichneter Inventur-Erfassungsbogen und Ihr unterzeichnetes Inventur-Erfassungsprotokoll (in Kopie) schriftlich zukommen.
 
[ ] Periodengerechte Abgrenzung Haushaltsjahr 2018/2019
28.02.2019
Zur periodengerechten Abgrenzung zwischen den beiden Rechnungssystemen (kameral/doppisch) bitten wir Sie folgende Werte bzw. Bestände festzustellen und uns zukommen zu lassen:
 
[ ] Rückstellungen für Erholungsurlaub
Alle Beschäftigungsgruppen der EKHN haben einen gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub, der grundsätzlich während des Kalenderjahres zu nehmen ist. Soweit der Urlaub durch den Arbeitnehmer zum Stichtag nicht in Anspruch genommen wurde, entsteht eine Verpflichtung des Arbeitgebers, diesen im Folgejahr zu gewähren. Für diese Verpflichtung hat der Arbeitgeber einen angemessenen Betrag in die Rückstellungen einzustellen.
 
Rückstellungen für Urlaub und Überstunden, dürfen grundsätzlich nach einem vereinfachten pauschalierten Verfahren gebildet werden. Dazu werden je Körperschaft alle dort beschäftigten Personen „Köpfe“ gemäß dem Stellenplan zum Stichtag summiert. Der jeweils vorhandene Stellenanteil ist dabei für die pauschalierte Berechnung nicht ausschlaggebend. Je beschäftigter Person „Kopf“ werden für Resturlaubstage und Überstunden zusammen 10 Arbeitstage berücksichtigt. Diese werden mit den jeweiligen Personeneckwerten multipliziert und auf volle Euro gerundet. Der aktuelle Eckwert wird einmal jährlich ermittelt und kann in der Personalabteilung der Kirchenverwaltung erfragt werden. Etwaige Tarifsteigerungen werden basierend auf Erfahrungswerten mit kalkuliert.
 
Die Rückstellung werden wir nach dem vereinfachten pauschalierten Verfahren bilden.
 
Sollten Sie die personenbezogene Rückstellung präferieren, bitten wir Sie uns dies schriftlich bis zum 28.2.2019 einschließlich der Auflistung der Personen und der zum 31.12.2018 nicht in Anspruch genommenen Urlaubstage sowie Mehrarbeitszeiten anzuzeigen. Die Entscheidung ist für die nächsten Jahre bindend. Die Daten sind entsprechend in jedem Jahr erneut zu erheben.
 
[ ] Spenden
Freie Spenden (die keiner spezifischen Zweckbindung unterliegen) sind in dem Jahr zu vereinnahmen, in dem sie zugegangen sind. Liegen Ihnen konkrete Zahlungszusagen mit abweichenden Haushaltsjahren vor, sind diese periodengerecht abzugrenzen. Bitte teilen Sie uns den jeweiligen Zeitpunkt des Spendenzugangs mit.
 
[ ] Erhebung der Stände der Kollektenkasse 28.02.2019
Die Details zur Abfrage der Kollektenstände entnehmen Sie bitte dem in der Anlage beigefügten Schreiben und des ebenfalls beigefügten Fragebogens.
 
[ ] Ergebnisse der Gebäudebewertung 09/2019 – 12/2019
Diese Ergebnisse werden benötigt, um das Vermögen Ihrer Kirchengemeinde bilanziell korrekt und vollständig abbilden zu können. Die Kirchenverwaltung wird Ihnen die ermittelten Werte nach derzeitiger Planung im Zeitraum Juli bis Dezember 2019 zur Verfügung stellen. Nachdem Sie Gelegenheit haben, die Ergebnisse zu sichten und mit der Bitte um Prüfung der Vollständigkeit die Daten zurück zu spiegeln, werden wir im Nachgang die Werte in die Eröffnungsbilanz übernehme und die zugehörigen Sonderposten einbuchen. Anschließend erfolgt die Ermittlung der Substanzerhaltungsrücklage.

Die vorstehenden Punkte sind wichtige und notwendige Informationen zur Erstellung der Eröffnungsbilanz. Wir sind hier auch auf Ihre Unterstützung angewiesen damit die Erstellung der Eröffnungsbilanz gut gelingen kann.
 
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit diesen und den beigefügten Informationen einen guten Überblick über die Rechtsänderungen und zu erledigenden Aufgaben im Zuge der Umstellung geben konnten.
 
Für Ihre Mitarbeit, Ihr Interesse, Ihre Unterstützung und Ihr Vertrauen und die bisherige Zusammenarbeit danken wir herzlich!
 
 

Mit freundlichen Grüßen
Anette Schmitt